イベントスタッフに行き先を伝えましょう

各スタッフに到着時の動きをわかりやすく伝える

住所だけでは、運転手が会場の反対側に着いてしまうことがあります。使う門の正確な位置に印を付け、現地で使われている名前をラベルに記入してください。荷下ろし場所と、到着後にスタッフが集まる場所も示しましょう。

メモは、説明する場所の近くに置いてください。「搬入口 B」のようなラベルがあれば、受け取った人は具体的な行き先を把握できます。会場で時間帯による入場制限がある場合は、その案内も追加しましょう。

来場者向けの地図は別に作る

来場者には一般入口、目的地、会場までの道順が必要です。一方、スタッフには搬入経路や設営に関する情報が必要です。地図を分けると、それぞれの案内が読みやすくなります。

来場者が多くの場所をカテゴリ別に探す必要がある場合は、施設案内用のツールを比較してみましょう。Mapme との比較では、このような地図の特徴と、簡単な描画による地図との違いを説明しています。

イベント前に地図を確認する

共有した地図をスマートフォンで開き、入口を探してください。実際に使う縮尺でラベルが読みやすいかを確認します。その後、会場に来たことがない人に地図を送り、搬入口を探してもらいましょう。

現地をよく知る人と一緒に、会場までのルートを歩いて確認してください。案内には更新日を記載し、出入りの方法が変わったら古いものを差し替えましょう。通信状態が悪い場所では、PNG や PDF をダウンロードするなどして、スタッフがオフラインで確認できる資料を用意してください。無料のダウンロードには透かしが入ります。

非常口や来場者の安全管理については、会場が承認した計画書を使ってください。スタッフの到着案内用の地図は、その計画を補うものであり、代わりになるものではありません。